O dokumentacji

"Powiadacie: szkoda czasu na kronikę. Zapewne! Teraz to wszystko nie jest znów tak nadzwyczajnie ciekawe, ale za lat dziesięć? A dla tych, którzy będą oglądać waszą kronikę, ale do Dąbrowy nigdy może nie przyjadą? Z różnych względów należy się starać o taką dokumentację, aby obraz drużyny był możliwie najbardziej wierny"

Z kroniki z roku 1930.

Na początku każdego kursu SI.Agrikola uczymy się zasad dokumentacji oraz podejmujemy decyzję w jaki sposób poprowadzimy kronikę kursu. Okazuje się, że sporo drużynowych nie zastanawia się po co istnieje dokumentacja. Nie wiedzą tego harcerki i harcerze w ich drużynach. A my, na Rajdach Panterkowych, a od tego roku również na Rajdzie Orlim Szlakiem z checią zarwalibyśmy całą noc aby obejrzeć Wasze kroniki, ksiażki pracy, notatniki zastępowych itp. Zanim przypomnę cele dokumentacji, chciałabym abyś sam, drogi czytelniku, zastanowił się po co dokumentujesz. Jeżeli wypisałaś choć pięć powodów, dla których dokumentujecie w drużynie, to teraz spójrz na te, które zostały zebrane przez zeszłorocznych kursantów:

Dokumentację chciałabym podzielić na dwie grupy. Pierwsza służy do planowania pracy szczepu, drużyny, zastępu i pomaga w osiąganiu celów. Do tej grupy zaliczyłabym książki pracy, palny pracy, notatniki zastepowych i skrypty. Druga grupa pełni głównie funkcje pamiątkową. Należą do nich kroniki, pamiętniki harcerskie, zdjecia, albumy, filmy, gazetki i inne wydawnictwa, hyde park, przewodniki itp.

Jedna z najważniejszych osób o jakie należy dbać w drużynie, aby zapewnić rozwój dokumentacji jest kronikarz lub sekretarz. Jeżeli nie macie takiej osoby to szybko trzeba sobie postawić za cel jej znalezienie. O motywowaniu do prowadzenia dokumentacji napiszę później.

Kronikarz, czy to w zastępie, czy w drużynie traktowany jest honorowo. Powinien znać swój fach, czyli zasady kronikowania. Nie każdy nadaje sie do pełnienia tej funkcji. Kronikarz to osoba odpowiadajaca za obecność i wartość kroniki. Niestety nie może odpowiadać za wszystko co się w niej znajduje. Nie tylko on ma obowiazek uzupełniania kroniki, ale także pozostali członkowie drużyny. Bowiem bez ich uczestnictwa nie oddacie wizerunku tego, co się dzieje wewnątrz w sposób obiektywny. Dobry kronikarz zachęca do kronikowania, ma ogromną ilość pomysłów, zna różnorodność form zapisu, potrafi w kronice zakorzenic pewien styl. Kronikarz może przygotować scenariusz dokumentowania. Na przykład na biwaku może podzielić kto i za co chce lub może być odpowiedzialny (tekst, rysunki, zdjęcia).

Sekretarz czy kronikarz zawsze odpowiada za zabieranie książki pracy czy kroniki oraz za przygotowanie kolejnego tomu, zeszytu. Jest jeszcze jedno zadanie dla osoby zajmującej sie dokumentacją -wychowanie nastepcy.

Teraz przejdźmy do zasad dokumentowania. Każda forma, czy to kronika, czy książka pracy, czy album powinna byc prowadzona czysto i starannie. Jest to największą ich zaletą. Zwróćcie więc uwage na wykonanie zeszytu do dokumentacji. Na grubość i wielkość kartek, zszycie, łatwość otwierania itp. Zadbajcie o estetyke wpisów. Każda strona przed wpisem powinna być zakomponowana. Pomyślcie o układzie tekstu (jedna, dwie szpalty, w pionie lub poziomie), rysunków i zdjęć. Zaplanujcie rytm dokumentowania tzn. elementy powtarzajace się: graficzne oraz merytoryczne. Możecie podzielić dokumentacje na funkcje. Na przykład w kronice według zainteresowań: na sport, turystykę, kulturę, historię, harce , a w książce pracy na plany zbiórek, wnioski, postanowienia, rady, rozkazy itd. Do każdego działu można wybrać "logo". Nie zapomnijcie o oprawie obrzędowej, która wpływa na dostojnośc kroniki i książki pracy.

Dokumentacja jest nic nie warta, jeśli nie jest prowadzona systematycznie. Powinna rzetelnie obrazować życie i działalność środowiska. Musi być żywa, przedstawiać dobre i złe chwile. Ale nie może nikogo obrażać. W zależności od formy dokumentacji zamieszczamy różne teksty.

W książce pracy i planie piszemy konktretnie, bez fabularnych opisów. Podstawą książki pracy i notatników zastępowych jest wpisywanie wyciągniętych ze zbiórki wniosków. W oparciu o nie doskonalimy drużynę. Wnoski można podzielić na organizacyjne i programowe. Zachęcam was do wypisywania z każdej zbiórki plusów i minusów. Dobry wniosek, to taki który opisuje konkretne działąnie, daje konkretną wskazówkę, jak należy postępować. Jeżeli zapomniałyście zapałek na zbiórkę to złym wnioskiem jest postanowienie "zawsze pamiętać o zapałkach" lub "sprawdzać rekwizyty przed zbiórką". Nałezałoby postanowić "przyboczna Zosia sprawdza rekwizyty do każdej zbiórki na pięć dni przed zbiórką". Tak samo postępujemy z wnioskami programowymi. Oprócz wypisywania wad i porażek koniecznie pamiętajcie o wnioskach pozytywnych.

Natomiast pamiętnik i kronika wymagają wzbogaconej formy z użyciem przymiotników, elementów grozy i radości, narastającego napięcia akcji itp. Czesto posługujemy się tekstem osobistym, bez wyszukanych zwrotów. Dokumentacja musi być autentyczna. Opisujemy wybrane zdarzenia, które najlepiej interpretują życie środowiska.

Formy dokumentacji pełniące cele pamiatkowe powinny zawierać historię drużyny, obrzędy, skład zastępów. Obraz zbiórek, akcji, wyjazdów, wyczynów. Dzieje powstania drużyny, bohatera, szczepu. Opisy srodowiska, w którym działa drużyna (harcówkę, szkołę, miasto). Przedstawienie drużynowej, przybocznej, sekretarza itp.

Ważna pamiątką są zdjęcia. Powinny być starannie wybrane, tak aby najlepiej interpretować wydarzenia. Fotograf wcześniej musi się zapoznać z planem zbiórki, aby wiedzieć kiedy robić zdjęcia. Inną ciekawą formą są wycinki z gazet, wpisy gości, rysunki i kopie. Każdy tekst i rysunek powinien być podpisany przez autora. Tak samo powinno być jeśli przpisujecie jakieś teksty lub kopjujecie rysunki. Każda rzecz musi być podpisana. Nie możecie pominąć dat i miejscowości.

Kronikarz musi dbać, aby w dokumentacji nikt nie ważył się narazić czyjejś godności!

Każda forma dokumentacji jest odmienna i niepowtarzalna. Trudno jest radzić jak ją prowadzić. Musicie sami wybrać sposób i styl dostosowując go do waszego środowiska i waszych potrzeb.

Na koniec kilka pomysłów na dokumentację.


phm. Dominika Wywrocka